6 cerințe cheie impuse de Legea 135 / 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică

Însă, înainte de a primi documente electronice în arhivă, administratorul arhivei electronice trebuie să asigure:

Semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătură electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului;

Valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului;

Depunerea cheii de criptare și decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidența Legii Arhivelor Naționale 16 / 1996, cu modificările și completările ulterioare;

Semnarea electronică a documentelor de către administratorul arhivei electronice, cu semnătură electronică, în care se atestă și faptul că documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de dispoziție asupra documentului. Documentul în formă electronică, astfel identificat, este arhivat în locația stabilită de administratorul arhivei electronice.

Alăturarea, pentru fiecare document electronic arhivat, a unei fișe electronice cu informații referitoare la:

a) proprietarul documentului;

b) emitentul documentului;

c) titularul dreptului de dispoziție asupra documentului;

d) istoricul documentului;

e) tipul documentului;

f) nivelul de clasificare a documentului;

g) formatul digital în care este arhivat documentul;

h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului;

i) elementele de localizare a documentului în format fizic;

j) identificatorul unic al documentului în formă electronică, în cadrul arhivei electronice;

k) data emiterii documentului;

l) data arhivarii;

m) termenul de păstrare a documentului.

6. În situația în care documentul în formă electronică a fost generat prin transferarea informației din format fizic în format digital, fișa va conține în plus:

a) referiri la proprietarul originalului și locația în care se găsește originalul;

b) metoda de transfer utilizată;

c) dispozitivul hardware utilizat;

d) programul informatic utilizat.