6 cerinte cheie impuse de Legea 135 / 2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica

Legea 135 / 2007 permite oricarei persoane fizice sau juridice dreptul de a depune spre pastrare documente electronice in cadrul unei arhive electronice cu respectarea cerintelor de creare a arhivei electronice.

Insa, inainte de a primi documente electronice in arhiva, Administratorul arhivei electronice trebuie sa asigure:

1. Semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;

2. Valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;

3. Depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii Arhivelor Naţionale 16 / 1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

4. Semnarea electronica a documentelor de catre administratorul arhivei electronice, cu semnatura electronica, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei electronice.

5. Alaturarea, pentru fiecare document electronic arhivat, a unei fise electronice cu informatii referitoare la:

a) proprietarul documentului;

b) emitentul documentului;

c) titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;

d) istoricul documentului;

e) tipul documentului;

f) nivelul de clasificare a documentului;

g) formatul digital în care este arhivat documentul;

h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului;

i) elementele de localizare a documentului in format fizic;

j) identificatorul unic al documentului în formă electronică, în cadrul arhivei electronice;

k) data emiterii documentului;

l) data arhivarii;

m) termenul de pastrare a documentului.

6. In situatia in care documentul in forma electronica a fost generat prin transferarea informatiei din format fizic in format digital, fisa va contine in plus:

a) referiri la proprietarul originalului si locatia in care se gaseste originalul;

b) metoda de transfer utilizata;

c) dispozitivul hardware utilizat;

d) programul informatic utilizat.

Socializam si pe: