Fluxurile de documente reprezinta pasii pe care un document ii poate parcurge de la crearea sau inregistrea lui intr-un sistem de document management pana la arhivarea acestuia. Reprezentarea grafica a traseului unui document poate dezvalui daca si unde este nevoie de imbunatatirea sau redefinirea acestuia in vederea optimizarii intregului proces de management al documentelor. De asemenea, o astfel de reprezentare va poate ajuta sa evaluati daca un flux este logic si simplu sau se complica inutil. Acest proces de analiza a felului in care este gestionat un document si a parcusului sau defineste operatiunea de optimizare.

Optimizarea inseamna de fapt excluderea anumitor pasi din flux, astfel incat documentul sa parcurga un traseu cat mai scurt de la creare pana la indeplinirea scopului pentru care a fost creat, fara a periclita totusi conformitatea documentului. Daca pentru a fi considerat corect si conform cu reglementarile interne sau legale documentul trebuie sa fie aprobat de un numar definit de persoane, pasii aferenti acestor aprobari nu pot fi exclusi.

Optimizarea fluxurilor de lucru este un proces care trebuie facut periodic atat pentru a se adapta unor modificari ce au survenit in procedurile interne intr-o anumita perioada de timp, fie pentru a gasi noi modalitati de imbunatatire a fiecarui proces, dupa analiza criteriilor de performata setate de companie. Acest lucru poate insemna reducerea numarului de procese totale, crearea unei politici unice de acces, etc.

Detalii Document management >>

Socializam si pe: