Optimizarea fluxurilor de documente

Reprezentarea grafică a traseului unui document poate dezvălui dacă și unde este nevoie de îmbunătățirea sau redefinirea acestuia în vederea optimizării întregului proces de management al documentelor. De asemenea, o astfel de reprezentare vă poate ajuta să evaluați dacă un flux este logic și simplu sau se complică inutil. Acest proces de analiză a felului în care este gestionat un document și a parcursului sau definește operațiunea de optimizare.

Optimizarea înseamnă de fapt excluderea anumitor pași din flux, astfel încât documentul să parcurgă un traseu cât mai scurt de la creare până la îndeplinirea scopului pentru care a fost creat, fără a periclita totuși conformitatea documentului. Dacă pentru a fi considerat corect și conform cu reglementările interne sau legale documentul trebuie să fie aprobat de un număr definit de persoane, pașii aferenți acestor aprobări nu pot fi excluși.

Optimizarea fluxurilor de lucru este un proces care trebuie făcut periodic atât pentru a se adapta unor modificări ce au survenit în procedurile interne într-o anumită perioadă de timp, fie pentru a găsi noi modalități de îmbunătățire a fiecărui proces, după analiza criteriilor de performanță setate de companie. Acest lucru poate însemna reducerea numărului de procese totale, crearea unei politici unice de acces, etc.

Detalii Document management >>