Mecanismul de raportare a încălcărilor legii

Mecanismul de raportare a incalcarilor legii

Cadrul General

Zipper Services trateaza cu atentie si seriozitate toate raportarile referitoare la problemele care pot insemna incalcari ale legii, abateri sau nereguli. Principalele nereguli recomandate a fi prompt raportate se refera la incalcari ale legii (insemnand in contextul legii nr. 361/2022 din 16 decembrie 2022 protectia avertizorilor in interes public) fapte care constau intr-o actiune sau inactiune care constituie nerespectari ale dispozitiilor legale, nerespectarea Codului de Conduita, nerespectarea politicilor si procedurilor, aspecte necorespunzatoare privind situatiile financiare si relatiile dintre angajati, abuzuri, discriminari, cazuri de coruptie, furturi, cazuri de spalare a banilor si orice comportament inadecvat care ar putea dauna reputatiei societatii sau orice incercari de a ascunde toate cele de mai sus.

Compania porneste de la premisa ca toate problemele si rapoartele inaintate sunt facute cu buna-credinta, sunt reale si legitime. In acest sens Zipper Services:

Incurajeaza angajatii si tertii sa se simta increzatori in a discuta problemele aparute, a le pune sub semnul intrebarii si a actiona etic;
Pune la dispozitia angajatilor si tertilor modalitati de a aduce in discutie si de a obtine aprecieri cu privire la orice masuri intreprinse drept consecinta;
Se asigura ca angajatii si tertii primesc un raspuns in legatura cu problemele ridicate si ca acestia stiu cum sa procedeze in situatia in care nu sunt satisfacuti de masurile intreprinse;
Asigura angajatii si tertii in legatura cu faptul ca, daca acestia ridica cu buna credinta probleme pe care le identifica, vor fi protejati impotriva oricaror represalii sau victimizari.

Canale de raportare

Recunoscand importanta unui proces clar si actualizat privind atat raportarea interna cat si protectia celor care transmit sesizari, Zipper Services a stabilit diferite canale de comunicare ce pot fi utilizate de angajati si terti pentru a-si exprima plangerile si a raporta conform Legii 361/2022, dupa cum urmeaza:

Raportarea privind incalcari ale legii se efectueaza in cadrul Zipper Services in principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente (punctul “a” de mai jos). Avertizorul in interes public care efectueaza o raportare privind incalcari ale legii poate alege, insa, intre canalul intern de raportare si canalul extern de raportare.

Persoanele care raporteaza incalcari ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul Zipper Services, au la dispozitie urmatoarele canale de raportare:

a) Raportare interna, se poate realiza dupa cum urmeaza:

Prin completarea “Formular incalcare lege” cod FO-59-01 disponibil aici si transmiterea lui :
- prin email la adresa de email : integritate@ezipper.ro .
- fizic sau prin posta la adresa Zipper Services din Bucuresti, Bd 1 Decembrie 1918, Nr. 1G, Sect. 3 in atentia Persoana desemnata (integritate) Zipper – Mirela Ojog
Prin solicitarea unei intalniri fizice la sediul Zipper (din Bucuresti, Bd 1 Decembrie 1918, Nr. 1G, Sect. 3) cu Persoana desemnata (integritate) Zipper. Programarea unei intalniri fizice la sediul Zipper Services din Bucuresti se face prin intermediul telefonului 0747055703.

In cadrul intalnirii fizice, Persoana desemnata (integritate) Zipper va completa Formular incalcare lege sub rezerva consimtamantului avertizorului in interes public respectiv in prezenta acestuia. Forma finala a Formular incalcare lege este semnata de catre persoana care raporteaza incalcarea de lege (avertizor). O copie a acestui formular ajungand si la persoana care raporteaza, originalul ramanand la Persoana desemnata (integritate) Zipper .

Prin intermediul telefonului 0747055703 (fara inregistrare convorbire). In aceste situatii Persoana desemnata (integritate) Zipper va completa Formularul incalcare lege, care va fi semnat la final de catre avertizorul in cauza.

In situatia in care avertizorul in interes public nu isi exprima consimtamantul pentru transcrierea conversatiei, acesta este indrumat sa raporteze in scris, pe suport hartie sau folosind adresa de email de mai sus.

b) Raportare externa – Agentia Nationala de Integritate precum si alte entitati publice care, potrivit dispozitiilor legale speciale, primesc si solutioneaza raportari referitoare la incalcari ale legii, in domeniul lor de competenta (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. IV din Legea nr 361/2022);

c) Divulgare publica – Avertizorul in interes public care divulga public informatii privind incalcarea legii beneficiaza de protectie in cazul in care este indeplinita una dintre urmatoarele conditii:

a raportat mai intai intern si extern sau direct extern, potrivit cap. a) si b), insa considera ca nu au fost dispuse masuri corespunzatoare in termenul de 3 luni prevazut de lege;
are motive intemeiate sa considere ca:
- incalcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat; sau
- in cazul raportarii externe exista un risc de represalii sau o probabilitate redusa ca incalcarea sa fie remediata in mod eficace avand in vedere circumstantele specifice ale raportarii.

Sesizarea privind incalcarea legii prin divulgare publica se poate adresa presei, organizatiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizatiilor neguvernamentale, comisiilor parlamentare sau prin punerea la dispozitie in orice mod in spatiul public a informatiilor referitoare la incalcari ale legii.

Ce informatii trebuie sa contina Raportarea

Indiferent de canalul de transmitere, Raportarea trebuie sa cuprinda, cel putin, urmatoarele informatii:

numele si prenumele, datele de contact ale avertizorului in interes public;
contextul profesional in care au fost obtinute informatiile;
persoana vizata, daca este cunoscuta;
descrierea faptei susceptibile sa constituie incalcare a legii in cadrul unei autoritati, institutii publice, oricarei alte persoane juridice de drept public, precum si in cadrul persoanei juridice de drept privat, precum si, dupa caz, probele in sustinerea raportarii;
data si semnatura, dupa caz;

Prin exceptie de la prevederile de mai sus, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnatura avertizorului in interes public se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii referitoare la incalcari ale legii.

Principiile care guverneaza protectia raportarilor privind incalcari ale legii

Compania Zipper Services se asigura de implementarea, constientizarea si respectarea urmatoarelor principii care guverneaza protectia raportarilor privind incalcari ale legii:

a) principiul legalitatii, potrivit caruia autoritatile, institutiile publice, alte persoane juridice de drept public, precum si persoanele juridice de drept privat au obligatia de a respecta drepturile si libertatile fundamentale, prin asigurarea respectarii depline, printre altele, a libertatii de exprimare si de informare, a dreptului la protectia datelor cu caracter personal, a libertatii de a desfasura o activitate comerciala, a dreptului la un nivel ridicat de protectie a consumatorilor, a dreptului la un nivel ridicat de protectie a sanatatii umane, a dreptului la un nivel ridicat de protectie a mediului, a dreptului la o cale de atac eficienta si a dreptului la aparare;

b) principiul responsabilitatii, potrivit caruia avertizorul in interes public are obligatia de a prezenta date sau informatii cu privire la faptele raportate;

c) principiul impartialitatii, potrivit caruia examinarea si solutionarea raportarilor se fac fara subiectivism, indiferent de convingerile si interesele persoanelor responsabile de solutionarea acestora;

d) principiul bunei administrari, potrivit caruia autoritatile si institutiile publice, alte persoane juridice de drept public sunt datoare sa isi desfasoare activitatea in realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, in conditii de eficienta si eficacitate a folosirii resurselor;

e) principiul echilibrului, potrivit caruia nicio persoana nu se poate prevala de prevederile prezentei legi pentru a diminua sanctiunea administrativa sau disciplinara pentru o fapta a sa mai grava care nu are legatura cu raportarea;

f) principiul bunei-credinte, potrivit caruia este ocrotita persoana care a avut motive intemeiate sa creada ca informatiile referitoare la incalcarile raportate erau adevarate la momentul raportarii si ca respectivele informatii intrau in domeniul de aplicare al prezentei legi.

Clasarea raportarii

Raportarea se claseaza atunci cand:

nu contine elementele prevazute in lege, altele decat datele de identificare a avertizorului in interes public, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita;
raportarea este transmisa anonim si nu contine suficiente informatii referitoare la incalcari ale legii, care sa permita analizarea si solutionarea raportarii, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita.

In situatia prevazuta mai sus, solutia de clasare se comunica avertizorului in interes public, cu indicarea temeiului legal, folosind acelasi canal prin care aceasta a fost primita sau un alt canal convenit cu avertizorul respectiv.

In cazul in care o persoana face mai multe raportari cu acelasi obiect, acestea se conexeaza, avertizorul in interes public urmand sa primeasca o singura informare. Daca dupa trimiterea acesteia se primeste o noua raportare cu acelasi obiect, fara a prezenta informatii suplimentare care sa justifice o actiune subsecventa diferita, aceasta se claseaza.

Persoana desemnata (integritate) Zipper poate decide incheierea procedurii daca dupa examinarea raportarii se constata ca este o incalcare in mod clar minora si nu necesita actiuni subsecvente suplimentare, altele decat inchiderea procedurii. Aceasta prevedere nu aduce atingere obligatiei de a pastra confidentialitatea, de a informa avertizorul in interes public si nu aduce atingere nici altor obligatii sau altor proceduri aplicabile de remediere a incalcarii raportate. Solutia de clasare se comunica avertizorului in interes public, cu indicarea temeiului legal.

Masuri de protectie, masuri de sprijin si masuri reparatorii

Pentru a beneficia de masurile de protectie, avertizorul in interes public trebuie sa intruneasca cumulativ urmatoarele conditii:

sa fie una dintre persoanele care efectueaza raportari potrivit prevederilor cap. 2 si care a obtinut informatii referitoare la incalcari ale legii intr-un context profesional;
sa fi avut motive intemeiate sa creada ca informatiile referitoare la incalcarile raportate erau adevarate la momentul raportarii;
sa fi efectuat o raportare interna, o raportare externa sau o divulgare publica;
precum si conditia ca represaliile sa fie consecinta raportarii efectuate.

Masurile prevazute de prezentul capitol se aplica si:

facilitatorilor;
persoanelor terte care au legaturi cu avertizorul in interes public si care ar putea sa sufere represalii intr-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
persoanelor juridice detinute de catre avertizorul in interes public sau pentru care avertizorul in interes public lucreaza sau cu care are alte tipuri de legaturi intr-un context profesional;
avertizorului in interes public care, in mod anonim, a raportat sau a divulgat public informatii referitoare la incalcari, dar este ulterior identificat si sufera represalii;
avertizorului in interes public care efectueaza raportari catre institutiile, organele, oficiile sau agentiile competente ale Uniunii Europene.

Interdictia represaliilor

In cadrul Zipper este interzisa orice forma de represalii impotriva avertizorilor in interes public, amenintari cu represalii sau tentative de represalii, in special cele care privesc:

orice suspendare a contractului individual de munca ori a raportului de serviciu;
concedierea sau eliberarea din functie;
modificarea contractului de munca sau a raportului de serviciu;
reducerea salariului si schimbarea programului de lucru;
retrogradarea sau impiedicarea promovarii in munca sau in functia detinuta si a dezvoltarii profesionale, inclusiv prin evaluari negative ale performantei profesionale individuale, sau prin recomandari negative pentru activitatea profesionala desfasurata;
aplicarea oricarei alte sanctiuni disciplinare;
constrangerea, intimidarea, hartuirea;
discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
refuzul de a transforma un contract de munca pe o perioada determinata intr-un contract de munca pe durata nedeterminata, in cazul in care lucratorul a avut asteptari legitime ca i s-ar oferi un post permanent;
refuzul de a reinnoi un contract de munca pe o perioada determinata sau incetarea anticipata a unui astfel de contract;
cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputatiei persoanei in cauza, in special pe platformele de comunicare sociala, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunitatilor de afaceri si a pierderii de venituri;
includerea pe o lista sau intr-o baza de date negativa, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune ca persoana in cauza nu isi va gasi, in viitor, un loc de munca in respectivul sector sau in respectiva industrie;
rezilierea unilaterala extrajudiciara a unui contract pentru bunuri sau servicii, fara a fi indeplinite conditiile in acest sens;
anularea unei licente sau a unui permis;
solicitarea de efectuare a unei evaluari psihiatrice sau medicale.

Obligatia de a pastra confidentialitatea

Persoana desemnata (integritate) Zipper are obligatia de a nu dezvalui identitatea avertizorului in interes public si nici informatiile care ar permite identificarea directa sau indirecta a acestuia, cu exceptia situatiei in care are consimtamantul expres al acestuia.

Prin exceptie de la prevederile de mai sus privind confidentialitatea, identitatea avertizorului in interes public si orice alta informatie care ar permite identificarea acestuia pot fi divulgate numai in cazul in care acest lucru este o obligatie impusa de lege, cu respectarea conditiilor si a limitelor prevazute de aceasta. In acest caz, avertizorul in interes public este informat anterior, in scris, cu privire la divulgarea identitatii si a motivelor divulgarii datelor confidentiale in cauza. Obligatia nu exista in cazul in care informarea ar periclita investigatiile sau procedurile judiciare.

Informatiile din cuprinsul raportarilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate in alte scopuri decat cele necesare solutionarii raportarii.

Obligatia de a pastra confidentialitatea nu exista in cazul in care avertizorul in interes public a dezvaluit in mod intentionat identitatea sa in contextul unei divulgari publice.

Obligatia de a pastra confidentialitatea se mentine si in cazul in care raportarea ajunge din eroare la o alta persoana din cadrul autoritatii, institutiei publice, oricarei alte persoane juridice de drept public, precum si din cadrul persoanelor juridice de drept privat alta decat persoana desemnata. In acest caz, raportarea este inaintata, de indata, persoanei desemnate.

Obligatii privind confidentialitatea, se aplica si persoanei vizate, precum si persoanelor terte la care se face referire in

raportare. Identitatea persoanei vizate este protejata cat timp sunt in desfasurare actiunile subsecvente raportarii sau divulgarii publice, cu exceptia cazului in care, ca urmare a solutionarii raportarii sau divulgarii, se constata ca persoana vizata nu este vinovata de incalcarile legii ce au facut obiectul raportarii sau divulgarii.

Persoanele vizate au dreptul la aparare, inclusiv dreptul de a fi ascultate si dreptul de acces la propriul dosar.

Pentru orice clarificari, informatii privind mecanismul de raportare a incalcarilor legii la nivel de Zipper, va rugam sa te transmiteti la adresa de email integritate@ezipper.ro sau la numarul de telefon 0747055703.