Ce înseamnă gestionarea documentelor în format electronic?

Gestionarea documentelor în format electronic este procesul de organizare a fluxului documentelor într-o companie, de păstrare a evidenței utilizării acestora, de procesare și ulterior de păstrare în arhiva companiei pe o perioadă de timp specificată în nomenclatorul arhivistic.

Mecanismul de circulație al documentelor în cadrul unei companii este unul simplu, conceput pe trei direcții, una care se ocupă de gestionarea documentelor care intră într-o companie, una a documentelor interne, elaborate în cadrul companiei și cea de-a treia, a documentelor care ies din companie. Pentru fiecare tip de document există o procedură de gestionare a acestuia, actualizată de fiecare companie în parte în funcție de propriile necesități.

Pentru a eficientiza procesul de gestionare a documentelor, tot mai multe companii se îndreaptă spre sistemele de management al documentelor, care reușesc să ofere acces rapid și controlat la informație în timp real, la versionarea și auditarea automată a documentelor, toate acestea având ca scop reducerea timpului de decizie.