Documentele primite in companii prin intermediul e-mail-ului, faxului, scanate sau in format fizic, pot fi inregistrate electronic automat intr-o aplicatie, primind un numar unic de inregistrare.
In procesul de inregistrare automata, se extrag cuvinte sau expresii cheie / metadate din documentul respectiv, facand astfel posibila cautarea ulterioara a acestuia de catre utilizatorii autorizati, fie pentru consultare, fie pentru adaugarea de noi documente complementare. Datele colectate din documente sunt validate de utilizator prin confruntare cu documentul scanat.