Ce este un sistem de management al documentelor?

Un sistem de management al documentelor este in linii mari un sistem de stocare si organizare a fluxului documentelor dintr-o organizatie. Desi initial a fost conceput ca un sistem de conversie a documentelor fizice in documente electronice, astazi Document Management este o aplicatie de stocare electronica si gestionare a documentelor dintr-o companie si reprezinta o cale de a automatiza procesele manuale.

Document Management permite accesul, editarea si colaborarea pe diferite documente, in cadrul unui singur sistem care faciliteaza centralizarea operatiunilor si eficientizarea proceselor. Astfel, sistemul de management al documentelor permite localizarea facila a ultimei versiuni a unui document, eficientizand cooperarea mai multor utilizatori pe acelasi document. Odata pregatit de semnare, documentul merge pe flux catre aprobare, unde primeste statusul aprobat sau respins. In cadrul unui sistem de management al documentelor, pot fi setate alerte pentru fiecare proces, iar userii cu drepturi de acces, setate de catre administratorul sistemului IT, vor fi notificati de fiecare data cand documentul trece printr-o noua editare.

Astfel, sistemul de management al documentelor salveaza, stocheaza si regaseste documentele intr-un mod care eficientizeaza timpul pierdut si ofera un istoric complet al modificarilor care au aparut asupra documentului, toate acestea in conditii de confidentialitate si securitate a datelor.

Socializam si pe: