5 beneficii ale arhivarii electronice a documentelor

Prin digitalizarea fondului arhivistic aveți acces la toate datele dumneavoastră de oriunde și oricând. Arhivarea electronică susține companiile în realizarea unor economii semnificative, de spațiu și de timp și reduce riscul de pierdere a documentelor.

Creșteți productivitatea angajaților

Potrivit unui studiu al International Data Corporation a fost dovedit faptul că angajații petrec între 20% și 40% din timp căutând diferite acte și documente. Implementarea unei soluții de arhivare electronică a documentelor într-o organizație contribuie la creșterea productivității și eficienței angajaților și la îmbunătățirea relațiilor cu partenerii de afaceri. Automatizarea proceselor de lucru simplifică căutarea, preluarea și utilizarea datelor.

Reduceți costurile

Soluția de arhivare electronică a documentelor are numeroase beneficii ce contribuie la îmbunătățirea modului de funcționare al unei companii, precum și la economisirea timpului și banilor. Cercetările Harvard Business Review indică faptul că angajații unei companii petrec circa 50% din timpul lor căutând informații. Asta înseamnă că jumătate din timpul petrecut la birou de fiecare angajat este utilizat fără ca acesta să fie productiv sau ca organizația dumneavoastră ar fi cu 50% mai profitabilă dacă ar soluționa această problemă.

Securizați accesul la documente

Multe companii încă ezita să facă trecerea la arhivarea electronică a documentelor, punând la îndoială nivelul de siguranță și protecție al documentelor. Din fericire, există multe modalități de a proteja datele sensibile din documentele digitale prin criptare, parolare sau setarea de drepturi de acces ale utilizatorilor.

Toate interacțiunile cu un document arhivat electronic, spre exemplu accesări, vizualizări, transmiteri sunt înregistrate și conțin informații referitoare la dată, oră și utilizator. Mai mult decât atât, documentele nu pot fi șterse din sistem de o persoană neautorizată sau înainte de depășirea termenului legal de păstrare, având astfel o trasabilitate sigură și un istoric complet la nivel de document.

Protejați integritatea documentelor

Arhivarea documentelor în format fizic pierde teren în fața arhivarii electronice deoarece prima este expusă la potențiale pericole asociate cu gestionarea documentelor. Acestea pot fi arhivate greșit sau se pot deteriora fie din cauza modului în care au fost arhivate, fie din cauza accesării repetate. Într-o arhivă electronică se păstrează o copie a documentului original, ce nu poate fi șters, pierdut sau expus unor factori exteriori care îl pot deteriora, iar consultarea repetată nu va afecta integritatea acestuia.

În funcție de tipul documentului, legea prevede diferite termene de păstrare pe categorii de documente, unele necesitând păstrarea pe o perioadă îndelungată de timp. Alegând arhivarea electronică a documentelor, legea este respectată fără a vă teme de pagube cauzate de incendii sau inundații. Astfel reduceți riscul de a pierde documente importante și de a suporta consecințe pe care nu le puteți evalua din timp.

Accesați documentele imediat

Prin intermediul unei soluții de arhivare electronică se poate scana și arhiva orice tip de document, fie că discutăm despre documente nestructurate, semistructurate sau structurate că formă, tipărite, scrise de mână sau imagini. Toate documentele sunt disponibile imediat în aplicație, ceea ce înseamnă că nu veți mai pierde timpul cu căutarea informațiilor și a documentelor în mai multe sisteme, locații pe server sau în arhive fizice, permițând personalului să aloce timp și implicare în alte proiecte importante ale companiei.