Ce este un sistem de management al documentelor?

Deși, inițial a fost conceput ca un sistem de conversie a documentelor fizice în documente electronice, astăzi Document Management este o aplicație de stocare electronică și gestionare a documentelor dintr-o companie și reprezintă o cale de a automatiza procesele manuale.

Document Management permite accesul, editarea și colaborarea pe diferite documente, în cadrul unui singur sistem care facilitează centralizarea operațiunilor și eficientizarea proceselor. Astfel, sistemul de management al documentelor permite localizarea facilă a ultimei versiuni a unui document, eficientizând cooperarea mai multor utilizatori pe același document. Odată pregătit de semnare, documentul merge pe flux către aprobare, unde primește statusul aprobat sau respins. În cadrul unui sistem de management al documentelor, pot fi setate alerte pentru fiecare proces, iar userii cu drepturi de acces, setate de către administratorul sistemului IT, vor fi notificați de fiecare dată când documentul trece printr-o nouă editare.

Astfel, sistemul de management al documentelor salvează, stochează și regăsește documentele într-un mod care eficientizează timpul pierdut și oferă un istoric complet al modificărilor care au apărut asupra documentului, toate acestea în condiții de confidențialitate și securitate a datelor.