Arhivarea electronică a contractelor

Contractele pot fi de mai multe tipuri și pot genera confuzii în rândul personalului nespecializat, de aceea recomandăm prelucrarea documentelor la standarde înalte de către o echipă de specialiști, certificați pentru prestarea serviciilor de arhivare fizică și electronică.

Odată prelucrat în format electronic, fondul arhivistic este stocat într-un spațiu de depozitare ce respectă reglementările legale privind stocarea și arhivarea datelor. În ceea ce privește arhiva electronică, aceasta este stocată fie într-o aplicație de bibliotecă virtuală cu scop de vizualizare, fie într-o aplicație de management de documente cu bibliotecă virtuală incorporată. Recomandăm cea de-a doua variantă deoarece asigură trasabilitatea documentelor și aveți posibilitatea de a seta drepturi de acces pe grupuri de utilizatori, astfel încât doar departamentul de resurse umane să poată accesa documentele de personal, doar echipa de contabilitate să poată accesa contractele de garanție, linie de credit sau împrumut.