Care sunt principalele etape ale procesului de arhivare electronica?

Arhivarea electronica este solutia optima de conversie a documentelor din format fizic in format digital, conceputa sa eficientizeze modul de lucru ale companiilor prin accesul rapid si controlat la date si documente, optimizarea spatiului prin reducerea volumului de documente fizice si minimizarea costurilor cu depozitarea si administrarea arhivei fizice.

Arhiva fizica, odata receptionata intra in procesul de digitizare ce presupune parcurgerea unor etape bine determinate de proceduri standardizate:

1. Pregatirea documentelor presupune verificarea documentelor, sortarea, indreptarea colturilor si eliminarea elementelor metalice din documente;

2. Scanarea documentelor inseamna digitizarea documentelor fizice, utlizand echipamente performante de mare viteza;

3. Reconstituirea dosarelor presupune refacerea acestora, aducandu-le la forma initiala, anterioara procesarii;

4. Validarea documentelor scanate prin verificarea corectitudinii imaginilor rezultate;

5. Indexarea / Preluarea metadatelor este etapa in care se extrag cuvintele-cheie din imaginile rezultate;

6. Validarea metadatelor extrase este etapa in care este verificata corectitudinea datelor preluate automat sau semiautomat;

7. Exportul de imagini si baza de date este etapa in care se descarca imaginile scanate si baza de data rezultata.

Toate aceste etape stau la baza constiturii unei arhive electronice ce are ca scop administrarea eficienta si standardizata a fluxurilor de date si documente dintr-o companie. Noi, in echipa Zipper, tratam cu atentie si cu profesionalism fiecare etapa a fluxului de lucru si punem accentul pe digitizare si automatizare a fluxurilor interne pentru a asigura rezultate optime si clienti multumiti.

Socializam si pe: