Pentru pastrarea evidentei corespondentei provenita din exteriorul sau din interiorul unei companii este nevoie de folosirea unui registru de corespondenta. In functie volumul de documente sau de organizarea interna, acesta poate avea diferite formate – de la un registru fizic, la unul de tip fisier electronic excel, neexistand o impunere legala in acest sens. In acelasi timp, la companiile de dimensiuni mari sau cum mai multe puncte de contact cu clientii putem intalni mai multe departamente de registratura sau secretariate ce monitorizeaza corespondenta primita in fisiere excel, urmad ca aceasta sa fie redirectionata catre Registratura centrala a companiei pentru re-directionare catre destinatarii finali, respectiv pentru proceasre.

In practica putem intalni doua tipuri de inregistrari: folosirea unui singur registru pentru ambele situatii intrare sau iesire si altul care evidentiaza in registre separate intrarile si iesirile documentelor. Indiferent de metoda abordata, aceste registre de intrari-iesiri trebuie sa contina rubrici pentru inregistrarea informatiilor cu privire la: data inregistrarii, denumirea expeditorului, scurta descriere a continutului, destinatarul caruia i se adreseaza. De asemenea, fiecare document inscris in aceste registre trebuie sa contina un numar de inregistrare unic, cronologic.

Detalii Registratura electronica – aici >>

Socializam si pe: